Dostosowanie procedur ramowych do potrzeb jednostki

Adaptacja ramowych procedur do potrzeb konkretnej jednostki organizacyjnej polega przede wszystkim na zastąpieniu modelowych nazw stanowisk i jednostek ich nazwami rzeczywistymi, funkcjonującymi w jednostce.

1. Kierownik jednostki organizacyjnej (tj. kierownik jednostki podstawowej, Dyrektor Biblioteki, kierownik jednostki pozawydziałowej, Kanclerz), w której dana procedura ramowa ma być wdrażana, zgłasza Prorektorowi ds. Ogólnych chęć uruchomienia prac nad jej adaptacją, za pośrednictwem Zespołu ds. Systemu Zarządzania Jakością w Administracji.
2. Następnie kierownik jednostki organizacyjnej wyznacza osobę lub kilka osób, właściwych ze względu na zagadnienia będące przedmiotem regulacji, do pracy nad dostosowaniem ramowej procedury do potrzeb jednostki.
3. Osoby wyznaczone wykonują prace adaptacyjne ramowej procedury przy udziale Zespołu.
4. Opracowany projekt procedury podlega sprawdzeniu przez kierownika Zespołu ds. Systemu Zarządzania Jakością w Administracji.
5. Kierownik Zespołu przekazuje projekt procedury do opinii właściwych jednostek.
6. Po zaopiniowaniu dokumentu Kierownik Zespołu ds. SZJA przekazuje projekt procedury do akceptacji kierownikowi jednostki organizacyjnej.
7. Po akceptacji projektu procedury przez kierownika jednostki organizacyjnej Zespół ds. SZJA nadaje ostatecznej wersji dokumentu numer z prowadzonego rejestru wydawanych w Uczelni dokumentów USZJA oraz sporządza dwa egzemplarze dokumentu do podpisu.
8. Procedurę realizacji procesu w danej jednostce podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej.
9. Jeden podpisany egzemplarz przechowuje jednostka organizacyjna, drugi egzemplarz jest przechowywany w Zespole ds. SZJA.
10. Kierownik jednostki organizacyjnej, wydając pisemne polecenie służbowe, kieruje dokument do stosowania w jednostce.
11. Zespół ds. Sytemu Zarządzania Jakością w Administracji dokonuje raz na kwartał przeglądu zapisów procedury pod względem ich aktualności.