Dokumentacja Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością w Administracji
Stanowi uzupełnienie istniejących w Uczelni rodzajów wewnętrznych aktów normatywnych (zarządzenia, decyzje, pisma okólne) o szczegółowe, precyzyjne uregulowania...
Dokumentacja Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością w Administracji - stanowi uzupełnienie istniejących w Uczelni rodzajów wewnętrznych aktów normatywnych (zarządzenia, decyzje, pisma okólne) o szczegółowe, precyzyjne uregulowania dotyczące:
- obiegu dokumentów i informacji wewnątrz jednostki oraz pomiędzy jednostkami,
- realizowanych procesów w jednostce, Uczelni,
- zakresu odpowiedzialności, uprawnień na merytorycznych stanowiskach.
Dokumentacja Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością w Administracji jest zbiorem szczegółowych wewnętrznych, wzorcowych uregulowań opracowanych w celu standaryzacji działań służb administracyjnych Uczelni poprzez:
- opracowanie wspólnych dla wszystkich jednostek organizacyjnych jednolitych ramowych trybów postępowania;
- opracowanie ramowych opisów stanowisk z określeniem zakresu zadań i odpowiedzialności za ich wykonanie, potrzebnych kwalifikacji i posiadanych uprawnień.
Struktura dokumentacji Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością w Administracji
Zgodnie z Zarządzeniem nr 34/2009 Rektora Politechniki Warszawskiej z dnia 30 października 2009 r. dokumentacja Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością w Administracji obejmuje następujące rodzaje dokumentów:
- Księgę jakości – przewodnik, dokument zawierający ramowy zbiór zasad opisujący w sposób ogólny podział kompetencji w zakresie realizacji zadań obsługiwanych przez jednostki administracji wydziałowej i uczelnianej w poszczególnych obszarach działalności Uczelni;
- Karty Procesu (obszaru) – dokumenty zawierające informacje nt. opracowanych dla danego obszaru instrukcji, procedur, innych dokumentów USZJA;
- Procedury – dokumenty zawierające ustalony w formie pisemnej, chronologiczny sposób przeprowadzenia postępowania, działania lub procesu. W dokumentacji USZJA rozróżniamy następujące rodzaje procedur:
- procedury systemowe – zawierające uregulowania dotyczące zasad funkcjonowania UZSJA,
- procedury ramowe – wzorcowy, chronologiczny sposób postępowania, z określeniem osób (stanowisk) biorących udział w procesach,
- procedury realizacji procesu w jednostce – procedury będące adaptacją na potrzeby jednostki organizacyjnej ramowych procedur realizacji procesu,
- Instrukcje – dokumenty zawierające ustalony w formie pisemnej, chronologiczny, szczegółowy opis sposobu realizacji czynności (etapów procesu) wykonywanych na danym stanowisku;
- Ramowe zakresy zadań, odpowiedzialności i uprawnień na stanowisku – wzorcowe opisy stanowisk, zawierają zakresy zadań wykonywanych na danym wydzielonym pod względem merytorycznym stanowisku, z określeniem minimalnych kwalifikacji i uprawnień potrzebnych do ich realizacji oraz z określeniem zakresu odpowiedzialności za wykonywane zadania,
- Przegląd wymagań prawnych obowiązujących w określonym obszarze – dokument zawierający informacje o obowiązujących w danym obszarze uregulowaniach zewnętrznych i wewnętrznych wydanych przez Rektora i Kanclerza,
- Wykaz formularzy obowiązujących w określonym obszarze – dokument zawierający informacje o obowiązujących w danym obszarze formularzach wprowadzonych aktami wewnętrznymi wydanymi przez Rektora i Kanclerza.
Z punktu widzenia rzeczowego realizowane w Uczelni procesy, na potrzeby opracowania Dokumentacji USZJA, zostają pogrupowane w następujące obszary:
- Zarządzanie (skrót: ZARZ);
- Obsługa procesów kształcenia (skrót: KSZT);
- Obsługa spraw studentów i doktorantów (skrót: ST-DOKT);
- Obsługa działalności naukowej (skrót: NAUK);
- Obsługa gospodarki finansowej (skrót: FIN);
- Bezpieczeństwo (skrót: BEZP);
- Procesy obsługi pracowników (skrót: PRAC);
- Obsługa współpracy międzynarodowej Uczelni (sierót: WMU);
- Obsługa gospodarki mieniem (skrót: GM);
Zespół ds. Systemu Zarządzania Jakością w Administracji, zwany dalej Zespołem, prowadzi rejestr wydawanych w Uczelni dokumentów USZJA.