Dokumentacja USZJA

Dokumentacja Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością  w Administracji - stanowi uzupełnienie istniejących w Uczelni rodzajów wewnętrznych aktów normatywnych (zarządzenia, decyzje, pisma okólne) o szczegółowe, precyzyjne  uregulowania dotyczące:

• obiegu dokumentów i informacji wewnątrz jednostki oraz pomiędzy jednostkami,
• realizowanych procesów w jednostce, Uczelni,
• zakresu odpowiedzialności, uprawnień na  merytorycznych stanowiskach.

Dokumentacja Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością w Administracji jest zbiorem szczegółowych wewnętrznych, wzorcowych uregulowań opracowanych w celu standaryzacji działań służb administracyjnych Uczelni poprzez:

1. opracowanie wspólnych dla wszystkich jednostek organizacyjnych jednolitych ramowych trybów postępowania;
2. opracowanie ramowych opisów stanowisk z określeniem zakresu zadań i odpowiedzialności za ich wykonanie, potrzebnych kwalifikacji i posiadanych uprawnień.

Struktura dokumentacji Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością w Administracji

Zgodnie z Zarządzeniem nr  34/2009 Rektora Politechniki Warszawskiej z dnia 30 października 2009 r. dokumentacja Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością w Administracji obejmuje następujące rodzaje dokumentów:

1. Księgę jakości – przewodnik, dokument zawierający ramowy zbiór zasad opisujący w sposób ogólny podział kompetencji w zakresie realizacji zadań obsługiwanych przez jednostki administracji wydziałowej i uczelnianej w poszczególnych obszarach działalności Uczelni;
2. Karty Procesu (obszaru) – dokumenty zawierające informacje nt. opracowanych dla danego obszaru instrukcji, procedur, innych dokumentów USZJA;
3. Procedury – dokumenty zawierające ustalony w formie pisemnej, chronologiczny sposób przeprowadzenia postępowania, działania lub procesu. W dokumentacji USZJA rozróżniamy następujące rodzaje procedur:
   1. procedury systemowe – zawierające uregulowania dotyczące zasad funkcjonowania UZSJA,
   2. procedury ramowe – wzorcowy, chronologiczny sposób postępowania, z określeniem osób (stanowisk) biorących udział w procesach,
   3. procedury realizacji procesu w jednostce – procedury będące adaptacją na potrzeby jednostki organizacyjnej ramowych procedur realizacji procesu,
   4. Instrukcje – dokumenty zawierające ustalony w formie pisemnej, chronologiczny, szczegółowy opis sposobu realizacji czynności (etapów procesu) wykonywanych na danym stanowisku;
   5. Ramowe zakresy zadań, odpowiedzialności i uprawnień na stanowisku – wzorcowe opisy stanowisk, zawierają zakresy zadań wykonywanych na danym wydzielonym pod względem merytorycznym stanowisku, z określeniem minimalnych kwalifikacji i uprawnień potrzebnych do ich realizacji oraz z określeniem zakresu odpowiedzialności za wykonywane zadania,
   6. Przegląd wymagań prawnych obowiązujących w określonym obszarze – dokument zawierający informacje o obowiązujących w danym obszarze uregulowaniach zewnętrznych i wewnętrznych wydanych przez Rektora i Kanclerza,
   7. Wykaz formularzy obowiązujących w określonym obszarze – dokument zawierający informacje o obowiązujących w danym obszarze formularzach wprowadzonych aktami wewnętrznymi wydanymi przez Rektora i Kanclerza.

Z punktu widzenia rzeczowego realizowane w Uczelni procesy, na potrzeby opracowania Dokumentacji USZJA, zostają pogrupowane w następujące obszary:

1. Zarządzanie (skrót: ZARZ);
2. Obsługa procesów kształcenia (skrót: KSZT);
3. Obsługa spraw studentów i doktorantów (skrót: ST-DOKT);
4. Obsługa działalności naukowej (skrót: NAUK);
5. Obsługa gospodarki finansowej (skrót: FIN);
6. Bezpieczeństwo (skrót: BEZP);
7. Procesy obsługi pracowników (skrót: PRAC);
8. Obsługa współpracy międzynarodowej Uczelni (sierót: WMU);
9. Obsługa gospodarki mieniem (skrót: GM);

Zespół ds. Systemu Zarządzania Jakością w Administracji, zwany dalej Zespołem, prowadzi rejestr wydawanych w Uczelni dokumentów USZJA.