Dział Administracyjno Gospodarczy

Dział Administracyjno Gospodarczy – DAG – jest jednostką organizacyjną prowadzącą działalność w zakresie eksploatacji obiektów, archiwizacji, zaopatrzenia oraz usług transportowych.

Zakres działania Działu Administracyjno Gospodarczego obejmuje:

1. obsługę eksploatacyjną obiektów oraz zabezpieczenie i ewidencję mienia w obiektach administrowanych przez Dział;
2. zagospodarowywanie i utrzymywanie w należytym stanie terenów zielonych;
3. rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i kosztów usług oraz sporządzanie obciążeń finansowych;
4. realizowanie opłat na podstawie faktur za:
   1. eksploatację obiektów PW (media, konserwacja itp.),
   2. usługi telekomunikacyjne PW,
   3. usługi i dostawy dla jednostek administracji centralnej;
5. prowadzenie gospodarki magazynowej;
6. sporządzanie i rejestrowanie umów na dostawę mediów i innych usług;
7. zaopatrywanie jednostek administracji centralnej i innych jednostek organizacyjnych w wyposażenie, materiały biurowe, druki, środki czystości itp.;
8. organizowanie i realizowanie usług transportowych oraz dokonywanie rozliczeń przebiegu pojazdów, zużycia paliwa, napraw itp.;
9. świadczenie usług poczty wewnętrznej;
10. prowadzenie Archiwum Szkoły;
11. zamawianie i kasacja pieczęci urzędowych i prowadzenie ich ewidencji;
12. prowadzenie rejestru ksiąg inwentarzowych jednostek organizacyjnych Uczelni;
13. prowadzenie centralnego rejestru umów najmu pomieszczeń;
14. koordynację i rejestrację udostępniania dla jednostek organizacyjnych Uczelni sal dydaktycznych będących w dyspozycji administracji centralnej;
15. obsługę administracyjno-techniczną, audiowizualną i finansową posiedzeń senatu PW, kongresów, konferencji, uroczystości i innych imprez organizowanych przez Uczelnię;
16. udział we wprowadzeniach na roboty, odbiorach i przeglądach technicznych w obiektach PW będących w administrowaniu Działu;
17. obsługa systemu SAP.

W skład Działu Administracyjno Gospodarczego wchodzą następujące komórki organizacyjne:

Administracje obiektów:

1. Administracja Rejonu 1,
2. Administracja Rejonu 2,
3. Administracja Rejonu 3,
4. Administracja Rejonu 4,
5. Administracja Rejonu 5  

wykonujące następujące zadania:

1. utrzymanie budynków, ich urządzeń i wyposażenia w stanie niepogorszonym gwarantującym bezpieczne, właściwe użytkowanie,
2. utrzymanie czystości i porządku w obiektach i na terenach przyległych,
3. wykonywanie nakazów i zaleceń w zakresie BHP oraz ochrony przeciwpożarowej wydanych przez Rektora, inspektorów pracy, Sanepid i inne upoważnione organy,
4. zabezpieczenie mienia w obiekcie,
5. ewidencja mienia (prowadzenie ksiąg inwentarzowych, znakowanie inwentarza, prowadzenie kart ewidencyjnych wyposażenia),
6. planowanie i wnioskowanie remontów podległych obiektów,
7. obsługa techniczno-porządkowa organizowanych w obiekcie zjazdów, konferencji, uroczystości i innych imprez organizowanych przez Uczelnię,
8. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników fizycznych administracji rejonu,
9. sporządzanie wykazów wynagrodzeń pracowników fizycznych administracji rejonu,
10. udział we wprowadzeniach na roboty, odbiorach i przeglądach technicznych w obiektach PW będących w administrowaniu Działu;

Pracownia Technik Audiowizualnych, wykonująca następujące zadania:

1. wykonywanie prac fotograficznych, filmowych, elektroakustycznych stosownie do wymagań dydaktyki prowadzonej w PW,
2. wykonywanie różnych prac objętych ww. zakresem dla badań i tematów naukowo-badawczych realizowanych przez wydziały, na potrzeby kierownictwa i administracji Uczelni oraz organizacji działających w PW (np. nagłaśnianie imprez w obiektach PW i poza nimi),
3. prowadzenie ogólnego nadzoru nad eksploatacją posiadanego sprzętu, instruktażu obsługi, konserwacji (w miarę możliwości);

Sekcja Archiwum Szkoły, wykonująca następujące zadania:

1. przyjmowanie akt poszczególnych jednostek organizacyjnych PW,
2. prowadzenie ewidencji przechowywanych dokumentów,
3. udostępnianie i wypożyczanie akt osobom upoważnionym,
4. sporządzanie sprawozdań z działalności archiwum,
5. przestrzeganie szczegółowych zasad działania archiwum wg przepisów obowiązujących w PW i Archiwum Państwowym;

Sekcja Poczty Wewnętrznej, wykonująca następujące zadania:

1. przyjmowanie i rozdział korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej oraz ekspedycja przesyłek wychodzących z Uczelni,
2. obsługa prenumeraty czasopism dla administracji PW,
3. zamawianie ogłoszeń w prasie,
4. prowadzenie spraw związanych z zamawianiem, kasacją pieczęci i stempli urzędowych, w tym sporządzanie rejestrów pieczęci urzędowych PW,
5. prowadzenie rejestru ksiąg inwentarzowych jednostek organizacyjnych Uczelni,
6. udzielanie informacji telefonicznej jednostkom organizacyjnym Uczelni oraz osobom i instytucjom spoza PW w zakresie objętym informatorami wydanymi w PW,
7. wykonywanie klepsydr na wniosek macierzystej jednostki zmarłego,
8. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników fizycznych Sekcji,
9. sporządzanie wykazów wynagrodzeń pracowników fizycznych Sekcji;

Sekcja Obsługi Administracyjnej, wykonująca następujące zadania:

1. prowadzenie dziennika podawczego korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
2. przyjmowanie i wysyłanie bieżącej korespondencji poprzez Pocztę Wewnętrzną,
3. przekazywanie korespondencji do komórek organizacyjnych działu, zgodnie z dekretacją kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego,
4. sporządzanie planów urlopów wypoczynkowych pracowników Działu i kontrola ich wykorzystania,
5. załatwianie formalności związanych z zatrudnieniem i odchodzeniem pracowników Działu,
6. prowadzenie teczek kopii akt pracowników Działu,
7. sporządzanie arkuszy premiowych, przekazywanie list płac pracowników fizycznych Działu do Kwestury, gromadzenie ich kopii,
8. prowadzenie rejestracji i koordynacja udostępniania sal dydaktycznych będących w dyspozycji Administracji Centralnej dla poszczególnych jednostek PW,
9. sporządzanie harmonogramów wykorzystania wynajmowanych sal dydaktycznych w celu dokonania obciążeń dla jednostek PW;
10. prowadzenie rejestru i sporządzanie umów na dostawę gazu, energii elektrycznej, cieplnej, wody, wywóz nieczystości, dzierżawę pomieszczeń w obiektach obcych, remont i konserwację dźwigów towarowo-osobowych, czyszczenie przewodów kominowych i wentylacyjnych oraz innych usług oraz wynajem Dużej i Małej Auli, sal wykładowych, audytoryjnych i konferencyjnych w Gmachu Głównym na imprezy,
11. sporządzanie kosztorysów i potwierdzeń wynajmowanych sal,
12. współdziałanie z Inspektoratem Ochrony Przeciwpożarowej, Strażą Akademicką i Głównym Specjalistą ds. Elektroenergetycznych w zakresie wynajmu sal na imprezy (wystawy, konferencje itp.),
13. prowadzenie centralnego rejestru umów najmu pomieszczeń w PW,
14. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Działu;

Sekcja Rozliczeń Finansowych, wykonująca następujące zadania:

1. prowadzenie obsługi finansowej jednostek administracji centralnej w zakresie: zakupów materiałów i usług, sprzedaży usług w imieniu własnym lub innych jednostek administracji centralnej oraz rozliczanie delegacji krajowych, ryczałtów benzynowych itp., z wyłączeniem:
   1. Administracji Budynków Mieszkalnych,
   2. Biura Rozwoju i Projektów Strategicznych w zakresie obsługi projektów  strukturalnych realizowanych przez tą jednostkę,
   3. Biura Spraw Studenckich w zakresie Schroniska Studenckiego „Koliba”, obsługi Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów, Własnego Funduszu Stypendialnego i Funduszu Kulturalno-Wychowawczego Studentów Politechniki Warszawskiej,
   4. domów studenckich,
   5. Działu Socjalnego w zakresie zakładowych obiektów socjalnych oraz obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
   6. Uczelnianego Laboratorium Badań Środowiskowych,
   7. Zakładu Konserwacyjno-Remontowego,
2. pomoc w przygotowywaniu planów rzeczowo-finansowych kierownikom jednostek określonych w lit. a,
3. bieżąca kontrola wydatkowania środków jednostek organizacyjnych określonych w lit. a w ramach planów poszczególnych jednostek, w tym kontrolę i weryfikację umów cywilnoprawnych pod kątem zabezpieczenia środków na ich realizację,
4. ewidencja i rozliczanie bezosobowego funduszu płac realizowanego przez Dział,
5. sprawdzanie pod względem rachunkowym wykazów wynagrodzeń pracowników fizycznych oraz wykazów premiowych pracowników fizycznych i umysłowych Działu,
6. realizowanie opłat za:
   1. eksploatację obiektów PW (media, konserwacja itp.),
   2. usługi telekomunikacyjne PW,
   3. usługi realizowane dla jednostek administracji centralnej,
7. rozliczanie kosztów eksploatacyjnych na jednostki organizacyjne PW,
8. dokonywanie obciążeń finansowych podmiotów spoza PW (kontrahentów zewnętrznych), w zakresie umów realizowanych przez Dział,
9. rozliczanie kosztów usług świadczonych przez Dział i sporządzanie obciążeń finansowych dla jednostek PW i kontrahentów zewnętrznych,
10. opracowanie cenników świadczonych usług,
11. sprawdzanie sporządzanych przez Sekcję Terenów Zielonych i Transportu rozliczeń przebiegu pojazdu, zużycia paliwa, napraw itp.

Sekcja Terenów Zielonych i Transportu wykonująca następujące zadania:

1. organizowanie i realizowanie usług transportowych oraz dokonywanie rozliczeń przebiegu pojazdów, zużycia paliwa, napraw itp.,
2. gospodarka środkami trwałymi, przedmiotami nietrwałymi będącymi w dyspozycji Sekcji,
3. przygotowywanie i realizowanie planów zagospodarowania terenów zielonych,
4. wykonywanie planowej wycinki drzew oraz nowych nasadzeń, gospodarka istniejącym drzewostanem itp.,
5. utrzymywanie stałej czystości chodników, dróg, parkingów, terenów zielonych wraz z odśnieżaniem,
6. utrzymywanie w pełnej sprawności sprzętu mechanicznego i ręcznego (ciągnik, pług, kosiarki),
7. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników fizycznych Sekcji,
8. sporządzanie wykazów wynagrodzeń pracowników fizycznych Sekcji;

Sekcja Zaopatrzenia, wykonująca następujące zadania:

1. realizowanie zgłoszonych potrzeb przez jednostki PW w zakresie: mebli, sprzętu p.poż., odzieży roboczej, ochronnej, druków, materiałów biurowych itp. zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
2. prowadzenie właściwej gospodarki magazynowej.

Działem Administracyjno Gospodarczym kieruje kierownik, który ma zastępcę ds. eksploatacyjnych oraz zastępcę ds. finansowych.

Zastępca ds. finansowych sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością Sekcji Rozliczeń Finansowych oraz nad działalnością DAG w zakresie systemu SAP.

Dział Administracyjno Gospodarczy podlega zastępcy Kanclerza ds. Technicznych.