Biuro Spraw Osobowych

Biuro Spraw Osobowych – BSO – jest jednostką organizacyjną właściwą w zakresie prowadzenia spraw osobowych pracowników PW związanych z procesem ich zatrudniania i zwalniania oraz przebiegiem zatrudnienia.

Zakres działania Biura Spraw Osobowych obejmuje, w szczególności:

1. merytoryczną weryfikację wniosków o zatrudnienie pracowników oraz przygotowywanie wszystkich dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy, w tym przygotowywanie aktów mianowania i umów o pracę;
2. prowadzenie spraw związanych z awansowaniem, podnoszeniem wynagrodzenia, przeprowadzaniem regulacji płac, przyznawaniem dodatków, odpraw i odszkodowań, powoływaniem do pełnienia funkcji i odwoływaniem z ich pełnienia, nagradzaniem i karaniem pracowników, udzielaniem urlopów, innych niż wypoczynkowe;
3. merytoryczną weryfikację wniosków o rozwiązanie stosunków pracy oraz przygotowywanie wszystkich dokumentów związanych z rozwiązaniem stosunków pracy, w tym wydawanie świadectw pracy;
4. wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu;
5. prowadzenie spraw pracowników przechodzących na emeryturę, współpraca w tym zakresie z ZUS;
6. współpracę z Wojewódzkim Urzędem Pracy w zakresie zatrudniania cudzoziemców;
7. wydawanie nauczycielom akademickim legitymacji uprawniającej do zniżki przy przejazdach środkami PKP;
8. zgłaszanie, dokonywanie zmian oraz wyrejestrowywanie pracowników z systemu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego;
9. prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników oraz przekazywanie dokumentacji osobowej byłych pracowników do archiwum;
10. prowadzenie i aktualizację kadrowego systemu informatycznego;
11. kierowanie pracowników do szkół, na studia i kursy w celu podnoszenia kwalifikacji zgodnie przepisami dotyczącymi zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych;
12. prowadzenie analiz i statystyk dotyczących zatrudnienia dla potrzeb GUS, MNiSzW, kierownictwa Uczelni i innych;
13. współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w obszarze spraw pracowniczych, w szczególności z Działem Płac i Działem Ekonomicznym w zakresie: ustalania i wypłaty wynagrodzeń, dokumentacji emerytalno-rentowej i kapitału początkowego oraz sprawozdawczości;
14. udzielanie wyjaśnień i instruktażu z zakresu przepisów dotyczących spraw pracowniczych;
15. współpraca i udział w pracach zespołów i komisji rektorskich i senackich;
16. współudział przy tworzeniu wewnętrznych aktów prawnych w zakresie spraw pracowniczych;
17. administrowanie czasem pracy pracowników PW w systemie informatycznym SAP HR polegającym na:

• monitorowaniu i sygnalizowaniu nieprawidłowości w zakresie prawidłowego i terminowego rozliczania czasu pracy przez jednostki organizacyjne PW zgodnie z ogłaszanym w systemie SAP HR harmonogramem,
• udzielaniu wyjaśnień i instruktażu jednostkom organizacyjnym PW w zakresie prowadzenia prawidłowej ewidencji czasu pracy,
• zlecaniu dokonywania niezbędnych zmian w konfiguracji systemu SAP HR w zakresie czasu pracy do Centrum Informatyzacji Politechniki Warszawskiej;
• bieżącym śledzeniu zmian w przepisach prawnych i unormowaniach Uczelni w zakresie czasu pracy i inicjowaniu koniecznych zmian konfiguracyjnych w systemie SAP HR,
• sporządzaniu niezbędnych raportów w zakresie czasu pracy dla celów analitycznych lub statystycznych dla władz Uczelni, MNiSzW, GUS itp.

Zadnia określone w pkt XVII wykonuje Administrator Czasu Pracy, który podlega organizacyjne i merytorycznie kierownikowi BSO, z tym że w zakresie funkcjonalności w obszarze czasu pracy w systemie SAP HR - kierownikowi Centrum Informatyzacji Politechniki Warszawskiej.

Biuro Spraw Osobowych podlega kanclerzowi, decyzje merytoryczne podejmuje Rektor lub odpowiednio prorektor właściwy ds. ogólnych albo kanclerz - zgodnie z kompetencjami.