Procedury
Ze słowem „procedura” spotykamy się często w naszym życiu codziennym. Istnieją różne interpretacje tego terminu. Wg słownika języka polskiego „Procedura to: 1. tryb postępowania w sprawie danego typu; prawidłowy tok załatwiania czegoś. 2. Prawidłowy ustalony przepisami tryb rozpatrywania danego typu sprawy; postępowanie sądowe”.
W Uczelnianym Systemie Zarządzania Jakością w Administracji - procedura jest to ustalony w formie pisemnej, chronologiczny opis sposobu przeprowadzenia danego postępowania, działania lub procesu. Procedura wskazuje jednostki organizacyjne, stanowiska pracy odpowiedzialne za realizację poszczególnych etapów postępowania i wykorzystywane w realizacji danej czynności formularze.
Przed przestąpieniem do opracowania procedury należy odpowiedzieć na kilka pytań:
- w jakim celu ma zostać opracowana procedura? – aby zrealizować obowiązek narzucony przepisami prawnymi, aby zlikwidować niepotrzebne konflikty między jednostkami, osobami wynikające z braku szczegółowych opisów czynności przy realizacji danego procesu i kompetencji osób za nie odpowiedzialnych, jako pomoc dla nowych pracowników w realizacji swoich zadań, aby dodatkowo bardziej szczegółowo wyjaśnić (ustalić) zasady realizacji danego procesu itd.;
- jak bardzo szczegółowo ma opisywać proces? – odpowiedź na to pytanie ma silny związek z poprzednią kwestią; w przypadku, kiedy dokument ma być pomocą dla osoby nowozatrudnionej lub pracownika zastępującego, musi zawierać szczegółowe postanowienia; w przypadku, kiedy ma tylko zasygnalizować kolejność poszczególnych kroków realizacji procesu może zawierać jedynie schemat działania;
- jak często są realizowane działania, które będą opisane w procedurze? – nie powinno się dokumentować w formie pisemnych procedur przebiegu czynności doraźnych, lecz czynności wykonywane w sposób systematyczny.
Opracowanie procedur może stanowić uszczegółowienie opisu dotyczącego zasad współpracy pomiędzy jednostkami, komórkami, co pozwoli na uniknięcie niepotrzebnych nieporozumień. Procedury USZJA mogą stanowić szczegółowe wyjaśnienie pracownikom ogólnych regulacji obowiązujących w Uczelni, takich jak zarządzenia, decyzje; mogą być swoistym przewodnikiem pokazującym przebieg realizacji danego procesu.
Potrzeba uruchomienia prac nad opracowaniem uczelnianych procedur realizacji procesu była jednym z postulatów z przeprowadzonych w Uczelni ocen funkcjonowania administracji.
W dokumentacji Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością w Administracji PW możemy wyróżnić następujące rodzaje procedur:
