Zakresy zadań, odpowiedzialności i uprawnień na stanowisku

Zakres zadań każdej jednostki lub komórki można w sposób umowny, uwzględniając przedmiot i rodzaj wykonywanych zadań, podzielić na mniejsze elementy. Dla każdego takiego elementu możemy zidentyfikować kompetencje potrzebne do wykonywania danych zadań, zakres odpowiedzialności za ich wykonanie oraz uprawnienia potrzebne do ich wykonywania. W ten sposób możemy zidentyfikować merytoryczne stanowiska pracy, jakie występują w danej jednostce oraz opracować opisy tych stanowisk.

Opis stanowiska pracy jest to dokument organizacyjny zawierający informacje dotyczące stanowiska pracy, ze szczególnym uwzględnieniem zadań wykonywanych na danym stanowisku, wymaganych i pożądanych kompetencji, określenia odpowiedzialności i uprawień koniecznych do ich wykonywania. Opis stanowiska pracy jest punktem wyjścia przy  opracowaniu dla konkretnego pracownika jego indywidualnego zakresu obowiązków.

W celu ujednolicenia opisów tych samych stanowisk pracy występujących w różnych jednostkach organizacyjnych Uczelni np. w kilkunastu jednostkach podstawowych, zostaną opracowane ramowe zakresy zadań, odpowiedzialności i uprawnień na danym stanowisku, stanowiące wzorce do wykorzystania dla kierowników jednostek – katalog ramowych stanowisk PW.

Opisowi zakresu zadań, odpowiedzialności i uprawnień na danym ramowym stanowisku w Uczelnianym Systemie Zarządzania Jakością w Administracji  podlegają tylko zakresy zadań wykonywane przez pracowników służb administracji Uczelni oraz pracowników jednostek należących do systemu biblioteczno–informacyjnego.

1. W celu opracowania „Ramowego zakresu zadań, odpowiedzialności i uprawnień na stanowisku…” kierownik Zespołu ds. Systemu Zarządzania Jakością w Administracji przedstawia Prorektorowi ds. Ogólnych propozycję zakresu regulacji oraz osób uczestniczących w opracowaniu dokumentu.
2. Prorektor ds. Ogólnych ocenia potrzebę opracowania dokumentu.
3. W przypadku podjęcia decyzji o jego opracowaniu, Prorektor ds. Ogólnych powołuje zespół odpowiedzialny za przygotowanie dokumentu, zwany Zespołem Roboczym.
4. Zespół Roboczy opracowuje wstępny projekt i przedstawia opracowaną wersję kierownikowi Zespołu ds. SZJA.
5. Kierownik Zespołu ds. Systemu Zarządzania Jakością, w przypadku braku uwag do dokumentu, przekazuje projekt Prorektorowi ds. Ogólnych celem uzgodnienia składu osób/jednostek opiniujących.
6. Kierownik Zespołu ds. SZJA przekazuje projekt „Ramowego zakresu zadań, odpowiedzialności i uprawnień na stanowisku” do opinii zgodnie z dekretacją.
7. Po zaopiniowaniu dokumentu Kierownik Zespołu ds. SZJA przekazuje projekt Prorektorowi ds. Ogólnych celem jego zatwierdzenia.

Zatwierdzony oryginał dokumentu podlega rejestracji w rejestrze wydawanych dokumentów USZJA i jest archiwizowany w Zespole ds. SZJA. Wersja elektroniczna oryginału ramowego zakresu zadań, odpowiedzialności i uprawnień jest umieszczana w formacie PDF przez Zespół ds. Systemu Zarządzania Jakością w Administracji na stronie internetowej Zespołu w celu udostępnienia dla użytku służbowego pracownikom Uczelni – w sekcji: dokumenty do pobrania.